Gdy już dokonamy wyboru organizatora, kolejnym krokiem jest zaplanowanie odpowiedniego programu i przebiegu imprezy firmowej. Niezwykle ważną rolę odgrywają tu wszystkie informacje charakteryzujące kulturę wewnątrzorganizacyjną firmy, profil uczestników z uwzględnieniem struktury płci, wieku i przynajmniej pobieżnego określenia sprawności fizycznej uczestników. Ważną zasadą przy planowaniu imprezy firmowej jest adekwatność programu do zakładanego celu imprezy oraz zapraszanych pracowników. Należy zawsze wiedzieć, iż nawet w wypadku wyjazdu nagrodowego pracownicy nie jadą na imprezę firmową z własnej woli. Są postawieni w sytuacji będącej swego rodzaju „wymuszoną przyjemnością” - w tym czasie mogliby równie dobrze zostać w domu lub wyjechać gdzieś z rodziną lub znajomymi. Ponieważ duża część wyjazdów integracyjnych to krótkie, weekendowe imprezy firmowe, jest to czas prywatny pracowników. Dlatego tak istotne jest zaprojektowanie imprezy firmowej w taki sposób, aby w żadnym momencie nie przesadzić z ilością, jakością oraz formami atrakcji.